Person­data­politik

1. Introduktion

For at kunne yde juridisk bistand og retshjælp er der visse personoplysninger, vi har behov for at behandle.

Vores persondatapolitik forklarer dig hvilke personoplysninger vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til. Dette er vigtige oplysninger, som du har ret til at få, jf. den nye databeskyttelsesforordning, så vi håber, at du vil tage dig tid til at læse dem.

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores persondataansvarlige.

2. Kontaktoplysninger på persondataansvarlig eller dennes repræsentanter

Jørgen Peter Holst Christensen, daglig leder

jph@retshjaelpenvollsmose.dk

3. Dataansvarlig

Jørgen Peter Holst Christensen, daglig leder

jph@retshjaelpenvollsmose.dk

4. Vores behandling af dine personoplysninger

Vi behandler personoplysninger, som du eller en anden part, kommuner, styrelser, eller andre offentlige instanser, har udleveret til os i forbindelse med sagsbehandlingen i din sag hos os.

Disse personoplysninger behandler vi for både at kunne leve op til vores kontraktlige forpligtelser, men også til lovgivning. Uden disse oplysninger vil vi ikke kunne yde juridisk bistand i din sag.

Der vil typisk være tale om følgende personoplysninger:

  • Almindelige persondata: Navn, adresse, telefon, e-mail
  • Personfølsomme data: religiøs overbevisning, etnisk oprindelse og helbredsoplysninger.

5. Frister for sletning af personoplysninger

Vi bestræber os på at slette, eller anonymisere, personoplysninger, så snart de ikke længere er nødvendige, og hvor dette er muligt.

Vi bestræber os på at få alle informationerne slettet. Såfremt det ikke er teknisk muligt at slette dine oplysninger, fx ved backup. Er vi opmærksomme på, at informationerne skal slettes hurtigst muligt ved en eventuel gendannelse.

Vi opbevarer som udgangspunkt altid dine oplysninger så længe du har en relation til os.

Når din relation til os ophører, eksempelvis på grund af kontraktophør eller hvis du ikke kontakter os mere., vil vi som udgangspunkt opbevarer dine oplysninger i 5 år. Visse aktiviteter vil dog blive slettet forinden denne grænse.

Hvis du er interesseret i at høre mere om specifikke slettefrister er du altid velkommen til at tage kontakt til os ved at skrive til Jørgen Peter Holst Christensen på mail: jph@retshjaelpenvollsmose.dk

6. Dine rettigheder efter databeskyttelsesloven

Ved vores behandlingen af dine personoplysninger har du i visse situationer flere rettigheder, disse er:

  • Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger
  • Retten til at få indsigt i dine personoplysninger
  • Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget
  • Retten til at få dine personoplysninger slettet
  • Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring
  • Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering
  • Retten til at flytte dine personoplysninger

Alle ovenstående rettigheder kan gøres gældende ved at kontakte vores persondataansvarlige, og daglige leder, Jørgen Peter Holst Christensen. Såfremt der anmodes om ændring eller sletning af oplysninger, kan dette forårsage en umiddelbar afslutning på samarbejdet.

Anmodninger kan afvises såfremt vi vurderer, at de er gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), og/eller påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger.

Er det muligt at berigtige oplysninger, gør vi naturligvis dette gratis, medmindre det vil kræve en uforholdsmæssig stor indsats.

Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester, digitale eller fysiske, på en måde, der sikrer oplysninger mod fejlagtig eller skadelig ødelæggelse.

Du kan til enhver tid klage til Datatilsynet

7. Videregivelse af oplysninger

Vi videregiver kun personoplysninger hvis dette er nødvendigt for at overholde vores aftale med dig, med undtagelse af de nedenstående situationer, hvor der også vil kunne ske videregivelse.

Undtagelsestilfælde:
Med dit udtrykkelige samtykke:
Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for virksomheden, hvis vi har dit samtykke.

Juridiske grunde:
Vi videregiver personlige oplysninger til tredjemand uden for virksomheden, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:

  • Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger, påbud eller lignende fra offentlige myndigheder
  • Håndhæve indgåede gældende aftaler med den registrerede, herunder også undersøgelse af potentielle overtrædelser
  • Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte den registrerede, virksomheden eller dennes ansatte, mod problemer omhandlende bedrageri, sikkerhed eller lignende tekniske problemer

8. Sikkerhed

Vi tager vores pligt til at beskytte de registrerede og deres oplysninger seriøst. Derfor har vi implementeret følgende procedurer og politikker i virksomheden:

  • Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på virksomhedens vegne
  • Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger
  • Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer
  • Gennemførelse af risikovurdering og dokumentation af alle systemer der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen i virksomheden

9. Samarbejde med tilsynsmyndigheder

Vi kontrollerer regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overholder desuden adskillige selvregulerende sikkerhedspolitikker og procedurer.

Skulle vi modtage formelle skriftlige klager, vedrørende vores håndtering af personoplysninger, kontakter vi klageren for at følge op på klagen.

Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med de registrerede.

10. Ændringer

Vi kan ændre persondatapolitikken.

Ændringer af denne persondatapolitik angives nedenfor, og hvis der sker væsentlige ændringer, vil vi gøre opmærksom på dem via e-mail.

11. Revisionshistorik

Version 1.0 - Dato: 22/05-2018 - Redigeret af: Tenna Jespersen